Beberapa perihal mengenai DBMS

Beberapa perihal mengenai DBMS

• Menjelaskan pengertian system manajemen database (DBMS)
• Menjelaskan fungsi dan cara DBMS
• Melakukan pengolahan data dengan konsep DBMS
• Menjelaskan peran dari pengelola database
• Menjelaskan kerugian dan keuntungan DBMS

Manajemen Data merupakan bagian dari manajemen Sumber Daya Informasi. Sumber Daya Data disimpan dalam data sekunder yang dapat berbentuk berurutan (sequential), atau akses langsung (direct access), magnetic tape merupakan media penyimpanan sequential, magnetic disk merupakan media penyimpanan akses langsung serta compact disk merupakan media penyimpanan yang canggih dan dapat menyimpan data.

Sebelum orang mengenal database, banyak mengalami kesulitan dalam manejemen data. Konsep database dibangun diatas indeks dan kaitan untuk mencapai suatu hubungan logis antara beberapa file.

Perangkat Lunak yang mengelola database disebut sistem manajemen database (database management system) DBMS yang memberikan keuntungan yang nyata bagi yang menggunakan komputer sebagai suatu sistem informasi. Semua DBMS memiliki pengolah bahasa deskripsi data (data description language processor) yang digunakan untuk menciptakan database, mengelola serta menyediakan isi database. Orang yang bertanggung jawab atas database dan DBMS adalah pengelola database (database administration) DBA.

Dalam mengorganisasikan data dikenal istilah hirarkhi data yang terdiri dari : elemen data (field), record dan file.

Yang disebut dengan elemen data (data element) adalah unit data terkecil, tidak dapat dibagi lagi menjadi unit yang berarti. Dalam record gaji, elemen data (field) berupa nama, nomor pegawai, nomor jaminan sosial, upah dan jumlah tanggungan keluarga. Record, merupakan hirarki setingkat lebih tinggi dari elemen data. Satu record terdiri dari semua elemen data (field) yang berhubungan dengan obyek atau kegiatan tertentu. Semua record sejenis disusun menjadi satu file. File adalah kumpulan record data yang berhubungan dengan suatu subyek tertentu. Manajemen data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya perusahaan akurat, mutakhir, aman dari gangguan dan tersedia bagi pengguna/pemakai. 

        Kegiatan Manajemen data :

a.             Pengumpulan Data b.            Integritas dan pengujian c.             Penyimpanan d.            Pemeliharaan

e.             Keamanan f.             Organisasi g.            Pengambilan.

Database adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dengan suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Integrasi lagis dari record-record dalam banyak file ini disebut konsep database yang bertujuan untuk meminimumkan pengulangan data (duplikasi data artinya data yang sama disimpan dalam beberapa file) dan mencapai independensi data (kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data).

Independensi data diperoleh dengan menempatkan spesifikasi data dalam tabel data dan kamus yang terpisah secara fisik dari program. Program mengacu pada tabel untuk mengakses data. Hirarkhi data dalam  konsep system database yaitu Database, File, Record, dan Elemen Data. Integrasi logis file dapat diperoleh dengan hubungan eksplisit  dan hubungan implisit.

Hubungan eksplisit , antara record dari beberapa fille dengan menyusun record-record tersebut dalam suatu hirarkhis, yang disebut struktur hirarkhis, dimana setiap catan pada suatu tingkat dapat dihubungkan ke berbagai record setingkat lebih rendah.

Meskipun struktur hirarkhis mempunyai kemampuan luar biasa dalam mengatasi kendala-kendala fisik, namun penggunaan hubungan eksplisit tersebut  masih mempunyai kelemahan.

Hubungan implisit, hubungan antar record yang tidak harus dinyatakan secara eksplisit, link field khusus tidak perlu disertakan dalam record. Pendekatan ini disebut dengan struktur relasional dan menggunakan hubungan implisit, yaitu hubungan yang dapat dinyatakan secara tidak langsung dari record data yang telah ada. Keuntungan dari steruktur relasional bagi CBIS (computer based information system, sistem informasi berbasis kamputer)  adalah fleksibilitas yang ditawarkannya dalam rancangan dan penggunaan database. Pengguna dan spesialis informasi dibebaskan dari keharusan mengidentifikasi semua informasi yang diperlukan sebelum menciptakan database.

Perangkat lunak yang mengatur dan memelihara integrasi logis antar file, baik eksplisit maupun implisit disebut DBMS (database management system). DBMS berbasis komputer mikro pertama yang sangat terkenal adalah dBASE II, III dan IV . selanjutnya pengembangan DBMS berfokus pada pasar komputer mikro dan telah menerapkan struktur relasional. Microsoft Access adalah suatu contoh sistem manajemen database relasional untuk komputer mikro. Proses menciptakan database mencakup tiga tahap, yaitu menentukan kebutuhan data, menjelaskan data, dan memasukkan data ke dalam database.

a.        Menentukan kebutuhan data.

Mendefenisikan kebutuhan data adalah langkah kunci dalam CBIS. Ada dua pendekatan dalam tahap ini yaitu pendekatan berorientasi proses dengan cara mengikuti langkah-langkah yang telah ditetapkan yaitu mendefinisikan masalah, menetapkan data untuk diproses sebagai informasi  kemudian mendefinisikan informasi yang diperlukan selanjutnya memproses dan mengolah informasi, dan proses terakhir adalah  mengambil keputusan dalam pemecahan masalah. Yang  kedua adalah pendekatan model perusahaan. Pendekatan ini untuk mengatasi kelemahan pendekatan yang pertama (sukar mengaitkan data suatu sistem ke data sistem lain). Oleh karenanya diatasi dengan menentukan seluruh kebutuhan data perusahaan dan kemudian menyimpan data tersebut dalam database.

b.        Menjelaskan data.

Setelah elemen-elemen data yang diperlukan ditentukan, maka elemen data tersebut dijelaskan dalam bentuk kamus data (data dictionary). Kamus data adalah suatu ensiklopedi dari informasi yang berkenaan dengan data organisasi/perusahaan, dan penjelasan ini dikomunikasikan kepada komputer melalui (data description language) DDL, yang menghasilkan skema. Subskema mencerminkan kebutuhan para pemakai individual.

c.          Memasukkan data.

Setelah skema dan subskema diciptakan data dapat dimasukkan kedalam database. Hal ini dapat dilakukan dengan memasukkan data langsung ke dalam DBMS, membaca data dari pita atau piringan atau menscan data secara optis. Data siap untuk digunakan setelah berada dalam database.

Pemakai database dapat berupa orang atau program aplikasi. Orang biasanya menggunakan database dari terminal dan mengambil data dan informasi dengan menggunakan query language. Query adalah permintaan informasi dari database, dan query language adalah bahasa khusus yang user friendly yang memungkinkan komputer menjawab query.

Tujuh langkah dalam DBMS :

a.        Data Manipulation Language (DML) menentukan DBMS data apa yang diperlukan.

b.        DBMS memeriksa skema dan subskema untuk menguji bahwa data ada dalam database.

c.        DBMS meneruskan permintaan data ke sistem operasi.

d.       DBMS mengambil data dan memasukkannya ke dalam area penyimpanan buffer khusus dalam penyimpanan primer.

e.         Data tersebut ditransfer ke dalam area input program aplikasi.

f.         DBMS mengembalikan pengendalian ke program aplikasi.

g.        Program aplikasi menggunakan data.

Model yang menunjukkan elemen2 utama DBMS adalah :

a.        Data Description Language Prosessor, mengubah kamus data menjadi skema database. Ini merupakan DDL yang telah dijelaskan sebelumnya. semua DBMS memiliki DDL.

b.       Performance Statistics Processor, memelihara statistik yang mengidentifikasi data apa yang sedang digunakan, siapa yang menggunakan dan seterusnya. Statistik ini digunakan dalam mengelola database. DBMS berbasis komputer mikro biasanya tidak menyertakan elemen ini.

c.        Modul Backup/ Recovery, secara periodik dibuat suatu backup dari database. Apabila terjadi kerusakan database, maka backup database merekonstruksi database tersebut . modul backup/recovery menyelesaikan rekonstruksi tersebut.

d.       Manajer Database, adalah elemen paling penting karena menangani permintaan data para pemakai. Query language dan DML adalah bagian dari manajer database. Manajer database juga menghasilkan statistik kinerja yang diproses oleh performance statistics processor dan semua DBMS menyertakan elemen ini.

Seorang spesialis informasi yang bertanggung jawab atas database disebut pengelola database (DataBase Administrator, DBA ). DBA mempunyai tugas utama, yaitu perencanaan, penerapan, operasi dan keamanan.

a.        Perencanaan database mencakup sama dengan para manajer untuk mendefinisikan skema dan subskema. DBA berperan penting dalam memilih DBMS.

b.       Penerapan database terdiri dari menciptakan database yang sesuai dengan spesifikasi DBMS yang dipilih serta menetapkan dan menegakkan kebijakan dan prosedur penggunaan database.

c.        Operasi database mencakup menawarkan program pendidikan kepada pemakai database dan menyediakan bantuan saat diperlukan.

d.       Keamanan database meliputi pemantauan kegiatan database dengan menggunakan statistik yang disediakan DBMS. Selain itu, DBA memastikan bahwa database tetap aman.

Knowledge Discovery in Database ( KDD ) adalah istilah yang menjelaskan semua kegiatan pada data yang tersimpan dalam database yang mencakup :

a.              Data Warehousing, adalah perkembangan dari konsep database yang menyediakan sumberdaya data yang lebih baik bagi para pemakai dan memungkinkan pemakai untuk memanipulasi dan menggunakan data tersebut secara intuitif.

b.              Data Warhouse ini umumnya dilakukan di mainframe.

c.              Data Mart, adalah database yang berisi data yang menjelaskan satu segmenoperasi perusahaan, misalnya data mart pemasaran, data mart sumberdaya manusia dsb.

d.             Data Mining, adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak diketahui oleh pemakai. Data mining membantu pemakai dengan mengungkapkan berbagai hubungan dan menyajikannya dengan yang dapat dimengerti sehingga dapat menjadi dasar pengembilan keputusan.

KDD dan konsep integral data warehousing dan data mining menggambarkan suatu cara yang inovativ dengan memanfaatkan komputer untuk menyediakan data yang secara normal tidak diidentifikasi oleh para pemakai sebagai solusi untuk pemecahan masalah. Ada tujuh langkah dalam KDD :

a.       Mendifinisikan data dan tugas.

b.      Mendapatkan data

c.       Membersihkan data.

d.      Mengembangkan hipotetis dan model pencarian.

e.       Menggali data, mencari pola2 baru dan pengetahuan baru.

f.       Menguji dan memastikan seberapa jauh data yang dipilih dapat digunakan.

g.      Menafsirkan dan menggunakan dalam menafsirkan data dan membuat keputusan dalam pemecahan masalah.

DBMS memungkinkan untuk menciptakan database dalam penyimpanan akses langsung komputer memelihara isinya dan menyediakan isi tersebut bagi pemakai tanpa pemrograman khusus yang mahal.

Keuntungan DBMS :

a.             Mengurangi pengulangan data.

b.            Mencapai independensi data.

c.             Mengintegrasikan data dari beberapa file.

d.            Mengambil data dan informasi secara cepat.

e.             Meningkatkan keamanan.

      Kerugian DBMS :

a.             Memperoleh perangkat lunak yang mahal.

b.            Memperoleh konfigurasi perangkat keras yang besar.

c.             Mempekerjakan dan mempertahankan staf DBA.

Database terkomputerisasi maupun DBMS bukanlah prasyarat mutlak untuk pemecahan masalah. Namun mereka memberikan dasar-dasar penggunaan komputer sebagai suatu sistem informasi bagi para spesialis informasi dan pemakai.